Это конспект книги Питера Брегмана «18 минут. Как повысить концентрацию, перестать отвлекаться и сделать действительно важные дела». Книга посвящена личной эффективности. Учит определять важное, отделять его от «мусора» и сделывать важные дела.

Личное мнение
Книга слишком американская. Миллион историй и примеров. Простая и понятная мысль, которую можно выразить одним предложением, развернута на целую главу. Но порой это помогало не столько понять мысль, сколько прочувствовать ее.

Где я сейчас?

Часто я что-то делаю по инерции, по привычке. Остановиться порой сложно, т. к. зашел уже далеко.

Как противостоять инерции:

1. Остановись или замедлись. Перестань двигаться туда, куда уже не нужно.
2. Начни сначала. Да, тяжело признаться, что был не прав и делал не то.

Во время принятия решения (особенно под влияние эмоций) сделай паузу, не реагируй сразу. Сделай несколько вдохов. Эмоции уйдут и ты сможешь принять более взвешенное решение.

Делай периодические паузы, в которых можно отдохнуть и подумать «А туда ли я иду, делаю ли я то, что действительно нужно?» Эти паузы время для итогов, оценки своего состояния, моих целей и приоритетов.

Окружающий мир часто не соответствует моим ожиданиям. Я жду одного, а мир уже ушел вперед. И если принимать решения с устаревшей точки зрения, то и решения будут неверными. Проверяй свои предположения фактами. Сомневайся в своих предположениях.

Развивай себя в разных областях и ролях: менеджер, отец, художник. В случае если что-то случится с одной ипостасью, то останутся другие. Диверсификация вложений! Пробуй интегрировать свои проявления.

Я могу эмоционально отреагировать на внезапное событие, просто на автомате. И именно моя реакция определяет некий результат.
Событие → реакция → результат
Перед реакцией на событие сделай опять паузу. «Что ты хочешь получить?» Подумай о результате. И реагируй так, чтобы получить этот самый результат.
Событие → (пауза) результат → реакция

Сосредотачиваемся

Часто невозможно составить полный план действий, слишком много неизвестных или меняющиеся обстоятельства. Ужасно. В таких случаях можно двигаться наугад или определяя только ближайший шаг.

Попробуй:

1. Определи свои сильные стороны. Старайся их использовать по максимуму.
2. Определи и прими свои слабые стороны. Идеально — сделать их сильными. Не прокачать, а обернуть дело так, чтобы слабости оказались силой.
3. Заяви о своих индивидуальных особенностях.
4. Займись тем, что ты любишь.

Определи дело на будущий год на пересечении этих четырех элементов.
Сильные стороны. Играй по тем правилам, под которые больше всего подходят под твои сильные стороны. Если таких нет, то создай свои правила и играй по ним.
Слабости. Определи и прими свои слабости. Действуй учитывая их. Как слабость (пассив) можно превратить в актив?
Индивидуальные особенности. Все хотят быть уникальными, но продолжают копировать других людей: внешность, приемы, модели. Там где высокая конкуренция нужно отличаться от других.
Любимое дело. Делай то, от чего тебя прет. Что тебе по душе, от чего ты кайфуешь. Как определить? Чему я готов посвятить год, даже если не будет получаться.
Чтобы добиться чего угодно нужно: хотеть этого добиться; верить, что этого можно добиться; тебе нравятся попытки этого добиваться. Любимым делом занимаешься усердней.

Рецепт:

1. Составь список того, что любишь делать или хотел бы попробовать. Записывай все, что придет в голову.
2. Отдели дела: которыми могу заниматься один, которыми занимаюсь в компании людей
3. Проанализируй одиночные дела. Хочу ли я чтобы в них участвовали кто-то еще?
4. Самое интересное. Проводи 90% времени делая то, что любишь.

Дело, которым ты занимаешься, должно иметь смысл и какую-то ценность для меня. Что я делаю? Что значит для меня то, что я делаю?

Спроси себя:

• Что важно именно для меня? Почему я это делаю? Чем горжусь в своей жизни?
• На что я трачу время и эти дела оставляют меня равнодушным? Что не важно?
• Что отталкивает меня? Что огорчает и кажется неправильным?

А теперь перераспредели время с неважного на важное. Медленно, плавно, без резких движений.

Если слишком сосредоточиться на способе достижения цели, то можно упустить из виду саму цель. Полезно опять останавливаться и оглядываться не сбился ли я с пути.

Бывают случаются и неудачи. Но они не повод сдаваться. Неудачи повод попробовать еще раз. И еще. Проанализировать неудачу и попробовать еще. Это и есть практика и опыт, сынок.

Отсутствие определенности может снизить мотивацию что-то делать или доводить до конца. Лучше сосредоточиться на окружающем, на интересных задачах, в общем создать себе ситуацию успеха. Тогда хватит и мотивации двигаться вперед.

Мы не контролируем свою жизнь полностью и точно никогда не знаем к чему приведет то или иное действие: успех или неудачу. Зато можем управлять своим отношением к результату.

Сосредотачиваемся на вещах, которые входят в важные для меня сферы жизни. Если что-то не входит в мои интересы, то лучше отказаться от этого. Это обычная приоритизация задач. Важное — делаем, неважное — не делаем. Просто же, да?

Ориентируемся

Планируй свой день. Запиши, что нужно сделать. Все задачи должны коррелировать с твоими жизненными приоритетами. В план задачи попадают из беклога задач. По факту цели/приоритеты года определяют задачи, которыми нужно заниматься сейчас.
В беклоге задачи группируются по жизненным категориям.

Помимо списка «что буду делать» полезен также список «Что НЕ буду делать». Он поможет определить и сформулировать те области, которые не нужно трогать:

• Что вы го­товы не сде­лать?
• Что не при­носит вам счастья?
• Что не важ­но для вас?
• Что вам ме­ша­ет?

Список «НЕ делать» нужно просматривать ежедневно вместе со списком дел на выполнение. Так будет понятнее куда надо идти и куда точно не надо:

• Ка­кой на се­год­ня план?
• На что я пот­ра­чу вре­мя?
• Как это по­может сос­ре­дото­чить­ся на важ­ном?
• На что я мо­гу от­влечь­ся?

В качестве инструмента планирования дня можно использовать ежедневник с расчасовкой. Это позволит не пихать в один день слишком много дел, которые потом не будут выполнены. А так все задачи будут ограничены днем.

Правило трех дней для чистки беклога от распухания. Если задача была добавлена в последние два дня, то нужно посмотреть можно ли взять ее в план дня. Если задаче более трех дней, то:

1. Планирую. Если не выполняю задачу прямо сейчас, то планирую ее выполнение на какой-то срок.
2. Отпускаю. Тоже самое что и удаляю. Принимаю и признаю, что не буду и не хочу заниматься этим делом. Оно противоречит моим целям или недостаточно важно для меня.
3. Выполняю немедленно. Очень часто мелкие скопившиеся задачи можно переделать очень быстро.
4. Записываю в когда-нибудь. Список дел, которые удалить жалко, но если их не делать ничего не произойдет. Нужно периодически чистить этот список. Список Когда-нибудь.

Лист ожидания — список действий, которые я жду от других людей. Написал письмо и жду ответа → занес в лист ожидания.

Использовать сознательное прерывание самого себя в течении дня, чтобы :

• остановиться, выдохнуть и проанализировать занимался ли я последний час тем, что нужно.
• принять осознанное решение, что буду делать дальше

В конце дня полезно сравнить план с реальностью, что получилось, а что нет. Почему? На что потратил время? Анализируя прошлые неудачи и успехи мы извлекаем опыт и учимся. Это действие — ключевой фактор.

Планируя день, мы заранее подозреваем, что можем успеть не все. Поэтому понимание куда мы будем (и не будем) тратить свое время краеугольный камень. Для этого мы расставляем приоритеты, отделяем важное от шелухи и так далее.

Чтобы сам процесс планирования дня состоялся он должен быть простым, быстрым и регулярным. Должен стать ритуалом.

Шаг 1 (5 ми­нут): ут­ро. Возьми из беклога задачи, которые приблизят тебя к твоим целям года. Запиши их в ежедневник в план дня. Примени правило трех дней к оставшимся задачам в беклоге.
Шаг 2 (1 ми­нута раз в час): пов­торная фо­куси­ров­ка. В течении дня регулярно прерывайся для того чтобы повторно сфокусироваться на важном. Проверь себя — делаю ли я сейчас то, что должно? Продолжай работать.
Шаг 3 (5 ми­нут): ве­чер. В кон­це рабочего дня или перед сном оцени как прошел день. За­дай­те се­бе воп­ро­сы из трех групп, упо­мяну­тых выше (гл. 27) Нап­ри­мер: «Как про­шел день? Что я уз­нал о се­бе? На­до ли со­об­щить ко­му-то но­вос­ти?» Ес­ли не­об­хо­димо с кем-то свя­зать­ся, быс­тро на­пиши­те па­ру пи­сем или поз­во­ните.

Суть  — осоз­нанно выб­рать, на чем вы хо­тите сос­ре­дото­чить­ся, а по­том ре­гуляр­но на­поми­нать се­бе об этом в те­чение дня.

Действуем сейчас

Создай такую обстановку и окружение, чтобы оно способствовало выполнению дел. Чтобы было проще сделать, чем не сделать. Также обстановка может делать привлекательными дела, которые в других условиях кажутся нудными.

Для выполнения дел не нужно столько мотивации, как принято считать. Самое сложное — это начать, решиться. Когда ты уже начал, то втягиваешься в процессе. Вот именно на это мгновение и нужна мотивация и/или дисциплина, воля. Дальше уже двигаешься по инерции.

Мы склонны делать то, что приносит нам удовольствие и избегаем того, что доставляет дискомфорт. Вот и весь секрет.

Деньги ≠ удовольствие. Если мы за что-то получаем деньги, то это становится работой.
Стремись, чтобы работа доставляла удовольствие. Тогда ее результат станет гораздо эффективнее.

Многие выполняемые действия в долгосрочной перспективе принесут отрицательный результат. Мы это знаем заранее, когда делаем их сейчас. Например, курение. Все знают, что оно вредит. Но курильщиков это не останавливает. Потому что это сойдет нам с рук. Что-то плохое произойдет не с нами. Так рассуждал и я.

Для изменения своего поведения можно использовать комбинацию страха и поощрения. Сначала представляем себе кошмар перед тем как закурить — что произойдет в будущем, если буду курить: рак, смерть... Потом обратить внимание на положительный эффект от моего выбора и сосредоточиться на нем. В долгосрочной перспективе страх работает плохо. Здесь и сейчас — хорошо. Страх как катализатор изменений, а удовольствие (пряник) закрепляет их.

Выполняя какие-то действия, я принимаю тем самым на себя какую-то роль: «Я тот, кто...». Если мне за работу дают денег, то я не буду делать что-то сверх того, за что мне платят. Хорошо сработает более глубокая ролевая мотивация. — Почему я делаю эту работу? Что заставляет меня двигаться?

Если вы хотите от кого-то что-то добиться, то нужно спросить себя, какую историю о себе хотел бы рассказать этот человек? Постарайся, чтобы твои действия помогли его направить в нужную сторону.

Люди могут воплощать идеи в прямом смысле слова. Особенно хорошо работает с негативными идеями. Представляем себе худшее, эти страхи начинаем подкармливать фантазиями. Выдуманная «худшая» реальность начинает определять наши действия и таким образом мы действительно воссоздаем «худшую„ реальность в настоящем мире.

Что делать? Проблему нельзя решить на том же уровне мышления, на котором он возникла. Сделай вид, что все хорошо, притворись. С некоторой стороны это будет выдуманный мир, но скорее всего ты уже в нем. И лучше выбирать фантазию, которая работает на меня и помогает мне.

Многие претендуют на наше время и внимание. Его может не хватить для себя или для важных дел. Как отделить важное от неважного? Три вопроса:

1. Я подхожу для этого дела?
2. Под­хо­дящее ли сей­час вре­мя, что­бы его вы­пол­нить?
3. Дос­та­точ­но ли у ме­ня ин­форма­ции?
   Если ответ на любой из вопросов „нет“, не соглашаться на помощь другим.

Не нарушая важнейшее правило: „Никогда не нарушает правил“. Если ты сам устанавливаешь правила, а потом позволяешь их нарушать, то их никто не будет соблюдать вообще. Нет — значит нет.

Правило трех раз для людей, которые косячат. Осрамились в первый раз — оступиться может любой. Второй раз — признаю, что это уже не случайность, смотрю внимательнее и планирую реакцию. Третий раз — провожу беседу с человеком о проблеме. Зачем ждать столько, когда можно сразу надавать по щщам? Чтобы убедиться, что проблема не только у меня в голове.

Время, которое тратится на дорогу до встречи можно тратить на подготовку к ней, планирование встречи. Это переходное время. Если его много и оно тратится на повышение эффективности чего-либо — это хорошо.

Переходный период перед чем-то неприятным, может сам доставлять кучу негатива. В этом случае это время нужно сокращать. „Перед смертью не надышишься“.

Если вы боитесь, что в ваше отсутствие (отдых, отпуск) вы станете менее ценным работником, или вы чувствуете себя настолько незаменимым сотрудником, что вы боитесь позволить себе отдохнуть, то можно предложить два варианта:

1. Полностью отключиться. Выключить телефон, не проверять почту. Почти всегда рабочие проблемы будут решены без вас.
2. Запланировать выходы на связь. Решите, когда и какое время вы будете доступны чтобы позвонить или ответить на письма.

Прос­тое правило: ес­ли хо­тите что-ни­будь сде­лать, сос­ре­доточь­тесь на этом. Ес­ли не хо­тите че­го-то де­лать, сос­ре­доточь­тесь на дру­гом. От­вле­кать­ся — это сосредотачиваться на другом. Что­бы от­влечь­ся от Х, на­до сос­ре­дото­чить­ся на Y.

Нет многозадачности, есть частые и быстрые переключения между задачами. Это приводит к снижению эффективности в перспективе. Что делать? Устранить возможные помехи и саму возможность их возникновения: убрать телефон, отключить интернет и т. д. Второй вариант — ставить самому себе жесткие дедлайны. Мало времени позволит сосредоточиться на задаче.

Если вы перфекционист, и не можете начать т. к. считаете, что еще не готовы, то несколько советов:

1. Не пытайтесь сделать все сразу. Просто начните. Не пиши рассказ — напиши предложение.
2. Делай то, что ты считаешь нужным, а не окружающие. Читай и слушай мнение других людей, учись у них. А потом выкинь советы и сделай что-то хорошо.
3. С умом выбирай друзей, коллег и начальника. Критика помогает, только если сопровождена заботой. Думаю, это трусливый совет. Близкое окружение не будет критиковать слишком сильно или резко, побоится тебя обидеть.

Мы взаимодействуем с большим количеством людей. Пытаемся „продать“ им наши идеи, наши решения, которые кажутся нам идеальными. Но люди не принимают их, потому что:

1. Мой иде­ал не бу­дет иде­алом для дру­гих.
2. У них и нет ни­како­го иде­ала. Бо­лее то­го, их то­же нет. Это две ты­сячи лич­ностей, и каж­дая хо­чет сво­его.
   Единс­твен­ный спо­соб сде­лать его по­лез­ным для всех — раз­ре­шить каж­до­му вно­сить из­ме­нения в со­от­ветс­твии с собс­твен­ны­ми пот­ребнос­тя­ми. Лю­ди бу­дут ис­поль­зо­вать его, ес­ли дей­стви­тель­но так или ина­че смогу его из­ме­нить. Единс­твен­ное средс­тво, что­бы по­будить людей адап­ти­ровать про­цесс под се­бя, — сде­лать его не­иде­аль­ным.

Сделайте предложение неидеальным, или просто наполовину. Потом спросите, „что тут не подходит для тебя?“. Переделайте предложение вместе с клиентом. В этом случае он станет соратником и соавтором.

Окружающая действительность постоянно меняется. Чтобы не отстать нужно проявлять гибкость и подстраиваться под изменяющиеся условия. Единой формулы под все ситуации нет.
Воз­можно, за ис­клю­чени­ем вот этой. Для на­чала за­дай­те се­бе три воп­ро­са:

1. Что это за си­ту­ация? (Ка­кой ре­зуль­тат вы хо­тите по­лучить? Ка­ковы рис­ки? Ог­ра­ниче­ния во вре­мени? Пот­ребнос­ти?)
2. Кто еще в ней учас­тву­ет? (Ка­ковы их силь­ные сто­роны? Сла­бос­ти? Цен­ности? У­яз­ви­мые мес­та? Пот­ребнос­ти?)
3. Как я мо­гу по­мочь? (Ка­ковы мои силь­ные сто­роны? Сла­бос­ти? Цен­ности? У­яз­ви­мые мес­та? Пот­ребнос­ти?)
   Тог­да и толь­ко тог­да ре­шай­те, что де­лать или го­ворить. Ре­аги­руй­те так, что­бы по мак­си­муму ис­поль­зо­вать силь­ные сто­роны и ин­те­ресы, учесть сла­бос­ти, от­ра­зить ин­ди­виду­аль­ные осо­бен­ности.

Перемены не зло — это шанс проявить гибкость и добиться новых результатов.
Хочется всего и сразу. Прочитать, посмотреть, научиться, сделать. Если хвататься за все подряд не сделаешь ничего. Правильным решением является — сосредоточиться на одном единственном задании. Выбрать наиболее важное для меня в контексте текущей ситуации и жизненных приоритетов. Потом берем следующее. Только так будет какой-то прогресс.

Вы­бери­те что-то од­но из то­го, о чем проч­ли в этой кни­ге — то, что мак­си­маль­но пов­ли­яет на ва­шу жизнь, — и дей­ствуй­те­. Не­важ­но, что это бу­дет. Ос­таль­ное при­дет. И со вре­менем вы об­на­ружи­те, что жизнь ме­ня­ет­ся в нуж­ном нап­равле­нии.

Все начинается с одной перемены.

Итого

Практика

1. Составляем список жизненных целей или приоритетов на год.
2. Набросай список дел, которые помогут достигнуть целей. Сгруппируй их по приоритетам и целям. Все что не группируется — лишнее, выкидываем.
3. Составь план дня из задач со списком дел. В план должны попасть только дела, которые помогают достичь годовых целей. Примени к списку дел правило „трех дней“.
4. Действуй по плану. Ежечасно сознательно прерывайся и анализируй то, что делаешь. Соответствует ли оно твоим приоритетам.
5. Подведи итоги дня. Что получилось, что нет. Почему?

Теория
Остановись, если очевидно, что идешь не туда и делаешь не то. Возможно, стоит начать сначала.

Во время принятия решения сделай паузу, не реагируй сразу. Сделай несколько вдохов. Эмоции уйдут и ты сможешь принять более взвешенное решение. Событие → (пауза) результат → реакция

Делай периодические паузы, в которых можно отдохнуть и подумать “А туда ли я иду, делаю ли я то, что действительно нужно?»

Сомневайся в своих предположениях. Проверяй свои предположения фактами. Мир меняется, меняйся вместе с ним.

Инвестируй себя в разные роли. Так, потеряв одну роль вы не потеряете себя.

Уделяй больше времени важному, неважное не стоит внимания.

Мы можем управлять своим отношением к результату, но не можем полностью его контролировать.

Четко понимай, что соответствует жизненным целям, а что нет.

Меняй обстановку и окружение, чтобы помогать себе выполнять дела.

Работа, которая доставляет удовольствие эффективнее. Деньги ≠ удовольствие.

От­вле­кать­ся — это сосредотачиваться на другом.

Все начинается с одной перемены.