Один раз потерялось письмо с важной доработкой, его завалило массой мелких и срочных вопросов и задачек. О доработке заказчик напомнил за день, до того как она должна быть на продакшене. Доработку сделали и выкатили в срок, но ценой большого напряжения и перерасхода сил. Это не гуд.<\/i><\/p>\n<\/blockquote>\n
Необходимость изменений в процессах стала в полный рост. К тому моменту я уже вовсю экспериментировал с различными методиками управления задачами и собственным временем. Но ни одна не приживалась. Не сразу я пришел к мысли о том, что требуется разработать систему, подходящую и удобную лично мне. Разумеется, я не совершал революции, а использовал уже готовые знания и материалы. Взяв отовсюду по чуть-чуть, я сотворил своего «франкенштейна», которым пользуюсь до сих пор с периодическими изменениями. Проблему с почтой я стал решать аналогично.<\/p>\n
У Максима Дорофеева<\/a> я подсмотрел понятие «пустой инбокс». Заинтриговало. У Максима речь идет об периодическом и обязательном опустошении всех сборников входящих (инбоксов). Я же решил воплотить этот принцип только для ящика входящей почты.<\/p>\n Я проанализировал все входящие письма и разделил их на две категории: информационные письма и задачи. Абсолютно каждое письмо в почте я стал воспринимать как входящую задачу с темой «Прочитать письмо и понять, что с ним надо делать». После включается алгоритм обработки писем собранный мною с бору по сосенке. Всякие оповещения и иные сервисные письма Гугл и без меня довольно успешно прячет в разные вкладки, поэтому подобного рода спам я даже не рассматриваю. Далее письмо двигается по алгоритму:<\/p>\n Письмо попадает во «Входящие». Если это задача, то требуются ли по ней какие-то уточнения? Понятные задачи добавляются в трекер задач с назначением исполнителя. Письмо архивируется. Разумеется, из всего есть исключения. Если письмо касается важного проекта и я предполагаю, что заказчик может затянуть с ответом и дать его в последний момент, то я сам создам себе напоминание поторопить заказчика с ответом. Но письмо все равно отправлю в архив, т. к. прямо сейчас с ним ничего не будет сделано.<\/i> Решаю должен ли эту задачу делать именно я. Могу ли я ее делегировать? Если да, то запускается механизм передачи задачи исполнителю, создаются напоминания о контроле выполнения задач и т. д.<\/p>\n Представим, что задача моя и делать ее только мне. Могу ли я сделать задачу в течении 2-5 минут? Если да, то делаю сразу и забываю про нее. Если задача не уложится в это время, то она добавляется в список входящих задач и получает срок выполнения, о чем уведомляется заказчик.<\/p>\n Первый же факап случился, когда я полдня разбирал почту и сразу выполнял сиюминутные мелкие дела. Важные задачи оказались продолблены. Именно так было потеряно письмо с важной доработкой из начала поста.<\/i><\/p>\n<\/blockquote>\n Множество маленьких задач занимают много времени.<\/p>\n Потребовалось строго регламентировать время разбора почты. Я разбираю входящую почту два раза в день: утром и после обеда. На это уходит 30-60 минут. Гуру джедайских техник утверждают, что все входящие должны быть обработаны в конце дня. Мой же ящик может опять наполниться к вечеру. И это поле для моего роста и оттачивания техники.
\nИнформационные письма<\/b> — содержат информацию, которая не требует от меня действий. В письме справочная инфорация. При необходимости она сохраняется во внешней системе. Я использую Evernote.
\nЗадачи<\/b> — на основании письма надо что-то сделать: исправить баг; запилить доработку; предоставить какую-то информацию и прочая.<\/p>\n![\"\"](\"http:\/\/vsgrebennikov.ru\/pictures\/rabota_mail.jpg\")
\n<\/div>\nШаг 1 Что?<\/b><\/h3>\n
\nЕсли из письма непонятно, что конкретно нужно сделать и каков должен быть результат, то задаю уточняющие вопросы автору задачи. Письмо также отправляется в Архив и оно пропадает из поля зрения. Раньше я бы оставил письмо в списке входящих и помнил бы о нем. Это засоряло память, выжирало «мыслетопливо», добавляло беспокойства. Когда таких подвисших задач 10, голова взрывается и память начинает сбоить. Когда же заказчик ответит на мои вопросы — я вновь увижу письмо и вернусь к задаче. Если заказчик ничего не ответит, значит задача не важная и мне тем более не стоит о ней беспокоится.<\/p>\n\n
\nВ инбоксе гугла<\/a> можно отложить задачу на некоторое время. Когда оно придет, задача вновь появится во входящих.<\/i><\/p>\n<\/blockquote>\nШаг 2 Кто?<\/b><\/h3>\n
Шаг 3 Когда?<\/b><\/h3>\n
\n
\nВ течении дня я все равно порой заглядываю в почту в свободную минтуку, чтобы не пропустить письмо «ААаааа! Пожаааа-а-а-р!». Если таких писем нет, то остальные я не трогаю — они ждут своего времени.<\/p>\nИтого:<\/b><\/h3>\n
\n
![\"\"](\"http:\/\/vsgrebennikov.ru\/pictures\/Screenshot_1.jpg\")
\n<\/div>\n",
"date_published": "2016-07-22T14:51:08+03:00",
"date_modified": "2017-10-16T17:13:26+03:00",
"image": "http:\/\/vsgrebennikov.ru\/pictures\/rabota_mail.jpg",
"_date_published_rfc2822": "Fri, 22 Jul 2016 14:51:08 +0300",
"_rss_guid_is_permalink": "false",
"_rss_guid": "3",
"_e2_data": {
"is_favourite": false,
"links_required": [],
"og_images": [
"http:\/\/vsgrebennikov.ru\/pictures\/rabota_mail.jpg",
"http:\/\/vsgrebennikov.ru\/pictures\/Screenshot_1.jpg"
]
}
}
],
"_e2_version": 3877,
"_e2_ua_string": "E2 (v3877; Aegea)"
}